De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) werkt aan digitalisering en datagedreven werken binnen het Rijksbrede programma Open op Orde. In projecten zoals *Grip op Informatiebeheer* wordt ongestructureerde informatie van netwerkschijven gemigreerd naar Microsoft Teams, conform wetgeving (Archiefwet, WOO, AVG).

Na een succesvolle migratie op afdelingsniveau richt de volgende fase zich op afdelingsoverstijgende samenwerking. Een business analist speelt hierin een cruciale rol door bestanden te inventariseren, structureren en migreren naar Teams, in nauwe samenwerking met IT, informatiemanagers en -beheerders. Het doel is een duurzame, compliant en toekomstbestendige informatiehuishouding die samenwerking binnen NWO faciliteert en optimaliseert.

OVER NWO

De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) is de belangrijkste wetenschapsfinancier in Nederland en zorgt voor kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap. Het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek en het vergroten van wetenschappelijke en maatschappelijke impact – oftewel het succes van NWO – valt of staat met de inzet, kwaliteit, bevlogenheid en diversiteit van onze medewerkers. We werken elke dag weer aan een inclusieve omgeving waarin alle medewerkers hun talenten kunnen ontwikkelen en zich gewaardeerd en betrokken voelen. Een werkomgeving waarin ruimte is voor verschillen en waarin iedereen kan uitblinken, zich geïnspireerd en gemotiveerd voelt.

Opdrachtomschrijving:

NWO heeft een forse ambitie voor de komende jaren op het gebied van digitalisering, datagedreven werken en innovatie. We professionaliseren ons informatiebeheer en investeren in het inrichten van onze informatiehuishouding volgens de doelen van het Rijksbrede programma Open op Orde. In dit kader lopen er verschillende projecten, zoals Grip op Informatiebeheer en Data op orde.

Bij NWO worden momenteel netwerkschijven gebruikt voor het opslaan en delen van ongestructureerde informatie (documenten). Het gaat om grote hoeveelheden procesinformatie uit de hele taakuitvoering van NWO (zowel primaire als ondersteunende processen). Op deze informatie is wet- en regelgeving van toepassing, o.a. de Archiefwet, WOO en AVG.

Vorig jaar is gestart met het project Samenwerken met Teams. In fase 1 van dit project zijn voor de Teams waarbij binnen een afdeling wordt samengewerkt de actieve bestanden (bestanden die nodig zijn om te kunnen samenwerken) van de netwerkschijf gemigreerd naar Teams. In de komende fase gaan we aan de slag met Teams die afdelingsoverstijgend zijn, zoals Teams voor NWO-brede projecten, NWO brede processen en afdelingsoverstijgende overleggen. Hierbij is vanuit het project een (pro-)actieve ondersteunende en sturende rol nodig om alle benodigde documenten van de netwerkschijf in kaart te brengen en om in overleg met de eenheden te kiezen voor de juiste indeling in Teams zodanig dat deze inrichting toekomstbestendig en volgens archiefwet en – regelgeving is. Voor deze fase zijn wij op zoek naar een business analist die deze ondersteunende en sturende rol kan vervullen.

Als business analist inventariseer je in de organisatie welke actieve bestanden over te brengen zijn, en zorg je ervoor dat de bestanden in goede, geordende en toegankelijke staat naar een beheersbare omgeving in Teams. Je werkt nauw samen met iemand van IT voor de daadwerkelijke migratie van de bestanden en de informatiemanagers en informatiebeheerders van de verschillende organisatie eenheden om de doelen te bereiken. De IT afdeling ondersteun je ook met de technische inrichting van teams.

In jouw werk in de praktijk:

• Ontwikkel je een aanpak voor migratie van de actieve bestanden op basis van het doel van de Teams,
• Vertaal je dit in een migratieplan met daarin opgenomen:
  • Een inventarisatie van welke Teams ingericht moeten worden voor NWO-brede projecten, processen en afdelingsoverstijgende overleggen.
  • Een nadere indeling van de kanalen binnen deze Teams
  • Een Inventarisatie van actieve bestanden binnen de huidige netwerkschijven van de organisatieonderdelen van NWO die gemigreerd moeten worden.
  • De doelbestemming van deze actieve bestanden in de nader overeen gekomen Teams en kanalen.
  • Opstellen en communiceren over planning van migratie.
  • in samenwerking met IT het inrichten van de Teams en het verplaatsen van de actieve bestanden naar de Teams.
• Maak je helder wat de migratie voor de medewerker bij NWO betekent.
  • Communiceer je hierover binnen de organisatie. Communicatie is de sleutel voor een succesvolle migratie.
  • Je begeleidt medewerkers bij de nieuwe manier van werken.

Over de afdeling. Waar komt de kandidaat te werken?

Het project Samenwerken met Teams wordt aangestuurd vanuit de afdeling Informatiemanagement, security & compliance. Een nieuwe afdeling binnen NWO met daarin de expertises

• Informatiemanagement
• Datamanagement
• Informatiebeheer
• Security & Privacy
• Compliance & Risk

Daarnaast maakt het Data Office (Datawarehouse & reporting) deel uit van het team.

Criteria kennis, ervaring, vaardigheden (harde eisen)

• Je hebt een afgeronde opleiding op hbo- of wo-niveau op het gebied van informatiebeheer, informatiemanagement of bedrijfskunde.
• Je hebt diepgaande kennis van M365 en specifiek op het gebied van Teams en Sharepoint
• Je hebt eerder ervaring opgedaan als business analist in migratietrajecten bij overheidsorganisaties;
• Je hebt ervaring op het gebied van informatiebeheer en vergelijkbare migratieprojecten (specifiek Teams binnen Office 365 en SharePoint);
• Je bent bekend met de relevante wet- en regelgeving (o.a Archiefwet), kaders, richtlijnen en normen die gelden voor de Nederlandse overheid;
• (pre)  Kennis van ShareGate